Всеки, който има поне малко опит в тази област ще ви каже, че събитийният мениджмънт може да изглежда измамно лесен отстрани. Докато не опиташ, почти със сигурност няма да вярваш на хората, занимаващи се с това, когато ти казват какъв стрес и колко организация стои дори зад най-безобидното събитие.
Има много строго професионални сфери, за които хората си мислят, че са лесни. Вземете тичането. То е лесно. Всеки може да тича. Е, пробвайте да бягате като Юсеин Болт. Именно. И точно тук е разликата между професионалиста и любителя. И със събитията е така.
Управлението на събития е много голяма тема, просто защото те идват във всякакви форми и размери, за всякакви аудитории. Има нишови събития, на които са поканени 15 души, и масови, на които идват хиляди. От семинар, през сватба, коктейл, маратон и форум до концерт - това са все събирания, които някой трябва да организира така, че гостите/посетителите/участниците да са доволни.Всяко професионално организирано събитие има няколко основни етапа:
- изследване (проучване)
- измисляне (концепция)
- планиране
- координация и реализация
- оценяване
Всеки един от тези етапи съдържа много елементи.
На етапа на планирането трябва да си отговорите на основни въпроси като "Защо го правим?", "Към какви хора е насочено?", "Кога и къде е подходящо да го организираме?". Правят се т.нар. SWOT (strength, weaknesses, opportunities, threats) анализи, проверява се за конкурентни събития в същия период и др.Неслучайно събитията трябва да се планират много преди момента на провеждането им. Да, не може за утре, съжалявам. И за други ден не може. (Тук изключвам извънредни обстоятелства, при които може и за днес, но те не са представителни за реалната работа.)
При нормален ритъм рутинно събитие, което вече е в календара ни, имаме опит при организиране на подобно, малко е по мащаб и има семпъл сценарий, отнема между една и две седмици подготовка. И това, при условие, че всички замесени знаят за него предварително и са потвърдили, че нямат други ангажименти в този ден.
За съжаление обаче няма кратко упътване за организиране на мероприятия. Това е така, защото няма значение колко сте организирали досега, всяко е различно (даже когато е еднакво с предишното). Първо, всяко събитие се случва на живо и няма как да е еднакво с каквото и да е преди. Второ, колкото и да сте опитни, е невъзможно да предвидите безкрайното разнообразие от възможни неща, които могат да се объркат. Сервитьорка с изкълчен глезен, спукана гума, залят с течност компютър, водещи, болни от най-модерния за сезона грип, спиране на електричеството и какво ли още не стои между вас и вашето хубаво събитие.
И незабравяйте: Правилната Предварителна Подготовка Предотвратява Провала!Прочетете моите 10 основни препоръки, които могат да помогнат за намаляване на риска от грешки в организацията, в пилотния брой на списание "Elysium". Това в никакъв случай не е изчерпателен списък (само в 10 точки е), но е основа, която можете да използвате.
Anyone who has at least some experience in the area of event management will tell you that it can look deceptively easy from the outside. Until you try, you will almost certainly not believe event organisers when they tell you how much stress and planning is involved in even the most harmless event.There are many professional spheres which appear easy at first glance. Take running. It's easy. Everyone can run. Sure, but try running like Usain Bolt. Not so easy now, is it? And here lies the difference between the professional and the amateur. The same logic applies to events.Event management is a very big topic simply because events come in all shapes and sizes and are targeted at a wide range of audiences. There are niche events for just 15 people, and massive ones, attended by thousands. From a seminar, wedding, cocktail, marathon and forum to a concert - these are all gatherings which need to be organised in a way that leaves the guests, visitors and participants happy.Each professionally organised event goes through several main stages:
- research
- concepting
- planning
- coordination and realisation
- evaluation
Each of these stages contains many elements.At the planning stage, you have to answer the basic questions like "Why are we doing it?", "What kind of people are we targeting?", "When and where is it appropriate to organise it?". We need to perform a SWOT (strength, weaknesses, opportunities, threats) analysis, check for competitive events in the same period, and more. Events should be planned long before they are held. Yes, I can’t organise your event for tomorrow, sorry. And not for the day after tomorrow either. (Here I exclude extraordinary circumstances that may require us to respond today, but they are not representative of the real job.)At a normal pace, we have the experience to organise a routine small scale event with a simple scenario, which is already in our calendar, within one to two weeks. This is the case only provided that all parties involved know of it in advance and have confirmed that they have no other commitments on that day.Unfortunately there is no shortcuts guide to organising events. It does not matter how many events you have organised so far, each new one is different (even when it is the same as before). First, every event happens live and cannot be the same as anything before. Second, no matter how experienced you are, it is impossible to predict the infinite variety of possible things that can go wrong. A waitress with a twisted ankle, a ruptured tyre, a flooded computer, presenters sick with the latest flu this season, a power cut, and everything else left standing between you and your perfect event.Remember this: Perfect Preparation Prevents Poor Performance!Look forward to my 10 best tips of how to create an almost perfect event in Elysium's preview issue. I have tried to recommend a few basic things that can help reduce the risk of mistakes. This is by no means an exhaustive list (10 tips can’t cover this), but it is a basis that you can use.
